Du hast gleich zwei Veranstaltungen hintereinander – vielleicht ein Morgen-Seminar und dieselbe Location wird abends zur Party-Location umgebaut? Back-to-Back-Events verlangen schnelles Handeln: Technik abschalten, abbauen, für den nächsten Auftritt umbauen. Im Mietshop kannst Du Technik-Lieferungen und Abholungen flexibel koordinieren, um Zeit und Kosten zu sparen. In diesem Beitrag erkläre ich Dir, wie Du Logistik und Auf-/Abbau für Back-to-Back-Veranstaltungen optimal planst.
Was macht Back-to-Back-Events besonders?
- Enger Zeitplan: Kaum Pausen zwischen Veranstaltung 1 und Veranstaltung 2, oft nur wenige Stunden.
- Unterschiedliche Technik-Setups: Zum Beispiel benötigst Du morgens nur Redner-PA und Beamer, abends Licht- und Sound-Show.
- Personal-Koordination: Bühnenbauer, Techniker und Helfer müssen zwischen den Setups umdisponiert werden.
- Transport & Lagerung: Aus- und Einlagern von Cases, Kisten, Kabeln innerhalb kürzester Zeit.
Flexibilität im Mietshop nutzen
- Flexible Liefer- und Abholzeitfenster
- Frage bei der Buchung nach „Early Delivery“ (Vorabend) oder „Late Pick-Up“ (nachts), um während der Veranstaltung nicht gestört zu werden.
- Manche Mietshops bieten Immediate Swap an: Dabei kann der Transporter sofort auf dem Hof abladen und direkt wieder abholen.
- Techniker-Optionen vor Ort
- Wenn Du selbst keine Crew hast, kannst Du Techniker mitbuchen, die den Auf- und Abbau in den kurzen Pausen übernehmen.
- Kläre im Voraus, ob es begrenzte Technikerstunden je Mietvertrag gibt (z. B. 4 Std. Aufbau, 4 Std. Abbau) oder ob Flex-Stundenpakete angeboten werden.
- Rückgabe einzelner Komponenten
- Für Back-to-Back-Events lohnt es sich, einzelne Geräte erst nach der Final-Show zurückzugeben, nicht sofort nach Event 1.
- Frage nach Teillieferungen: Geräte für Event 2 können erst nach dem Abbau von Event 1 geliefert werden – das spart Lagerplatz.
- Aktionen & Rabatte bei Mehrfachmiete
- Viele Mietshops gewähren Rabatte, wenn Du dieselbe Technik für mehrere Tage brauchst, auch wenn Du sie zwischendurch nicht nutzt.
- Kläre, ob Overnight-Lagerung vor Ort möglich ist (z. B. im gesicherten Backstage-Bereich).
Konkrete Planungsschritte
- Erstellung eines Event-Zeitplans
- Definiere Start‑, Pausen- und Endzeiten beider Veranstaltungen. Beispiel:
- Event 1 (Seminar): Anlieferung 08:00, Aufbau bis 09:30, Start 10:00, Ende 13:00.
- Umschaltung: 13:00–15:00; Abbau Seminar → Aufbau Party.
- Event 2 (Party): Anfang 18:00, Ende 23:00, Abbau bis 01:00.
- Definiere Start‑, Pausen- und Endzeiten beider Veranstaltungen. Beispiel:
- Technik-Menü für beide Events zusammenstellen
- Mache eine Liste aller Geräte, die Du brauchst:
| ◦ Gerät | ◦ Event 1 (Seminar) | ◦ Event 2 (Party) | ◦ Optionen / Zusatzbedarf |
| ◦ Beamer (5000 lumen) | ◦ X | ◦ – | ◦ Leinwand (3 × 2 m) |
| ◦ Leinwand (3 × 2 m) | ◦ X | ◦ – | ◦ – |
| ◦ Redner-PA (2 × 10″ + 1 Sub) | ◦ X | ◦ – | ◦ 2 Funk-Mikrofone (Handheld) |
| ◦ Flatscreens (2 × 65″) | ◦ X | ◦ – | ◦ HDMI-Splitter |
| ◦ DJ-PA (2 × 15″ + 2 Subs) | ◦ – | ◦ X | ◦ DJ-Mischpult, CD-Player |
| ◦ Moving Heads (4 × 100 W) | ◦ – | ◦ X | ◦ DMX-Controller, Kabelset |
| ◦ LED-Wash (6 × 12 W) | ◦ – | ◦ X | ◦ Hazer, DMX |
| ◦ Akku-Uplights (8 × 10 W) | ◦ – | ◦ X | ◦ Akku-Wechsel-Set |
- Transport- und Lagerlogistik
- Frage im Mietshop nach, ob Deine Cases und Geräte über Nacht vor Ort gelagert werden können (z. B. im Side-Loader-LKW oder gesichertem Lagerraum).
- Beschrifte alle Cases klar mit „Event 1“ oder „Event 2“, damit Techniker beim Abbau sofort wissen, was bleibt und was zum Rücktransport muss.
- Organisiere Helfer, die beim Umsetzen (Event 1‑Equipment → Backstage-Lager, Event 2‑Equipment → Bühne) helfen.
- Aufbau- und Abbaucrew koordinieren
- Event 1‑Abbau (13:00–14:00):
- Team A: Bau PA Seminarsystem ab (2 × 10″, 1 Sub), Pakete in Cases.
- Team B: Entferne Beamer & Screens, verpacke in Cases.
- Team C: Räume Platz frei für DJ-Bühne (Tische, Podest, Kabeltrassen).
- Event 2‑Aufbau (14:00–16:00):
- Team D: Installiere DJ-PA-System (Subwoofer, Tops).
- Team E: Hänge Moving Heads (Traversen).
- Team F: Platziere LED-Wash und Nebel-/Hazer, richte DMX ein.
- Event 1‑Abbau (13:00–14:00):
- Test und Sound-Check
- Mach einen kurzen Sound-Check um 16:00–16:30 (Wiederholung mit DJ-Equipment, Lightmapping mit DMX-Sketch).
- Teste Licht- und Nebelfunktionen, um zu prüfen, ob alle Geräte laufen und Batterien voll sind (für Akku-Uplights).
- Eventuell eine Probe-Fade oder kurze Tonproben, um die Pegel zu justieren.
Zeit- und Kostenoptimierung
- Overnight-Lagerung
- Buche Night-Storage (über Nacht im Mietshop-LKW). Viele Shops berechnen dafür nur 20–30 % des Tagessatzes.
- Vorteil: Keine zusätzliche Case-Anlieferung morgens – Geräte bleiben vor Ort.
- Technikerpakete
- Frage nach Techniker-Pauschalen (z. B. 8 Std. Technik pro Tag).
- Rechne, ob Du für 2 separate Technikereinsätze (Seminar + Party) oder eine durchgehende Betreuung buchen solltest (meist günstiger).
- Bundle-Buchungen
- Miete PA und Licht im Bundle, das speziell für Back-to-Back ausgelegt ist (z. B. Seminar-PA + Party-PA im Paket).
- Einige Bundles beinhalten bereits Transport-Flat, Techniker-Flat und Overnight-Lagerung.
- Reduziere Fallstricke
- Plane 30–45 Minuten Puffer zwischen Abbau und Aufbau ein (unvorhergesehene Verzögerungen, bauliche Hindernisse).
- Vereinbare klare Ansprechpartner: Wer ist verantwortlich, wenn Lampe defekt ist, oder wenn Case beschädigt wurde?
Fazit
Back-to-Back-Veranstaltungen erfordern exakte Planung und abgestimmte Techniklogistik. Nutze im Mietshop flexible Liefer- und Abholoptionen, sichere Overnight-Lagerung und Techniker-Pakete, um den engen Zeitplan einzuhalten. Stelle klare Teams für Abbau und Aufbau auf, beschrifte Cases und Geräte nach Event-Zuordnung und plane Pufferzeiten ein. Mit dieser Strategie läuft der technische Wechsel zwischen Seminar-Setting und Party-Ambiente reibungslos – und Du kannst Dich auf das Event selbst konzentrieren! Jetzt im Mietshop stöbern!
FAQs
Kann ich für Back-to-Back-Events Geräte über Nacht im Mietshop-LKW lagern?
Ja. Viele Mietshops bieten Overnight-Lagerung zu einem reduzierten Preis (20–30 % des Tagesmietpreises). Erkundige Dich bei Deiner Buchung.
Wie viel Zeit sollte ich für den Umbau zwischen zwei Events einplanen?
Mindestens 2 Stunden für Abbau, Raumaufbereitung und Aufbau des neuen Setups. Je nach Komplexität kann es 3–4 Stunden dauern.
Brauche ich für zwei aufeinanderfolgende Veranstaltungen zwei Techniker-Pakete?
Es kann günstiger sein, ein durchgängiges Technik-Paket (z. B. 12 Techniker-Std. am Stück) zu buchen, als zweimal ein 8‑Std-Paket. Kläre Preise mit dem Mietshop.
Muss das gesamte Equipment voneinander getrennt werden (Event 1 vs. Event 2)?
Ja, um Verwechslungen zu vermeiden. Beschrifte alle Cases mit „Event 1“ oder „Event 2“. Dann weiß das Team sofort, was ins Backstage-Lager muss und was auf die Bühne kommt.
Können Bundles für Back-to-Back-Events angepasst werden?
In der Regel ja. Sprich mit dem Vermieter über Bundle-Addons oder Upgrades, damit Du z. B. für die Party ein größeres PA-Set bekommst, während das Seminar-Setup kleiner bleibt.
